Adequação dos Processos Administrativos para a Correta Apuração de Custos

Este texto abordará dois pontos. O primeiro, que trata da leitura e do registro adequados dos dados físicos e monetários acerca dos recursos utilizados é, de longe, o mais importante dos dois pontos indicados. De nada adiantaria dispor de um sistema sofisticado de operações aritméticas para manusear dados incorretamente observados e registrados. O segundo ponto, trata da definição e construção de um conjunto apropriado de operações aritméticas para manusear os dados devidamente registrados e produzir informações para suportar o processo de tomada de decisão.

Marcos Tulio Bulio – MBF Agribusiness

‘Apurar custos requer dados físicos e monetários acerca dos recursos utilizados nos processos de produção de gestão’

O sistema de apuração de custos é somente um subsistema de um amplo sistema de gestão de custos. Portanto, gerir custos é um processo que contém a apuração de custos. Apurar custos requer dados físicos e monetários acerca dos recursos utilizados nos processos de produção e de gestão (custos são recursos utilizados – isso e somente isso) e também requer um conjunto de operações aritméticas que manuseiem adequadamente esses dados, produzindo informações. Vamos abordar e discutir esses dois pontos. O primeiro, que trata da leitura e do registro adequados dos dados físicos e monetários acerca dos recursos utilizados é, de longe, o mais importante dos dois pontos indicados. De nada adiantaria dispor de um sistema sofisticado de operações aritméticas para manusear dados incorretamente observados e registrados. As informações assim produzidas indicariam conhecimentos inadequados do negócio e seriam matéria-prima de péssima qualidade para o processo de tomada de decisão.

Por isso, um dos primeiros passos para construir um sistema amplo que produza informações voltadas ao suporte do processo de tomada de decisão é analisar todas as atividades de leitura e registro da aquisição e do consumo dos recursos utilizados nos processos das unidades de negócio e de gestão dos negócios. Por exemplo, é extremamente importante que aquisição de um item de estoque seja corretamente registrada sob todos os seus aspectos, pois tais informações serão utilizadas pelo conjunto de operações aritméticas. Da mesma maneira, a retirada de itens de qualquer um dos almoxarifados deve também ser corretamente observada e apontada. Erros devem ser evitados e minimizados. E isso pode ser feito através do tratamento adequado do registro nos sistemas de informação da empresa.

O segundo ponto, que trata da definição e construção de um conjunto apropriado de operações aritméticas para manusear os dados devidamente registrados e produzir informações para suportar o processo de tomada de decisão depende da forma como os dados físicos e monetários foram observados e registrados e também das decisões a serem tomadas e que devem ser suportadas pelo sistema de apuração de custos. A principal tarefa a ser executada por esse conjunto de operações aritméticas é colocar os valores

“Se o regístro dos dados físicos é impreciso, um conjunto simples de operações aritméticas deve ser estabelecido para tratá-lo”

monetários registrados na “trilha” marcada pelos registros dos dados físicos. Não adiantaria se esmerar no registro dos valores monetários se a “trilha” fosse incorretamente sinalizada. É absoluta perda de tempo. Se o registro dos dados físicos é impreciso, um conjunto simples de operações aritméticas deve ser estabelecido para tratá-los e as informações assim geradas não devem ser utilizadas como conhecimento na gestão do negócio. O conjunto de operações aritméticas, que faz parte do sistema de apuração de custos, é como se fosse uma fábrica de produtos diversos. O que e a qualidade do que vai sair dessa fábrica depende das matérias-primas e de suas qualidades colocadas nos “processos produtivos”. E os “processos produtivos” devem ser formatados também levando em conta o que deve ser produzido. Esses são os aspectos que devem ser considerados no projeto de um sistema de apuração de custos.

A MBF Agribusiness tem uma vasta experiência reunida acerca de projetos adequados de apuração de custos e pode auxiliar as empresas na adequação dos processos administrativos para a correta apuração dos custos. Correta tanto no que tange à qualidade dos dados utilizados como matéria-prima como também no que se refere à produção de informação e conhecimento para o suporte ao processo de tomada de decisão.